Zásady zpracování osobních údajů

I. Základní poskytované informace

Totožnost a kontaktní údaje správce:

Společnost FILM SERVIS PLZEŇ s.r.o., IČO: 02748053, se sídlem Mánesova 1915/80, Plzeň, 301 00, jako organizátor společenské a kulturní události pod označením Finále Plzeň.

Pověřencem správce je Petr Veruněk, e-mail: petr.verunek-ZAVINOVADLO:festivalfinale.cz.

 

Společnost (Film Servis Plzeň s.r.o.) zpracovává osobní údaje v souladu s právem Evropské unie, zejména s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) ze dne 27. dubna 2016 č.2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „nařízení“).

Účely a právní důvody zpracování osobních údajů:

Osobní údaje zákazníka jsou zpracovávány v rozsahu potřebném pro vedení agendy související s realizací smluv (zejména prodej vstupenek a akreditací) a ostatních služeb v souvislosti s pořádáním filmového festivalu Finále Plzeň resp. v souvislosti projekcemi filmů a jiných audiovizuálních děl popř. pořádání doprovodných akcí, zajištění pozemní dopravy a příp. zajištění mezinárodní dopravy z a na festival a pro další komunikaci, včetně marketingových účelů správce a třetích stran.

 

Právním důvodem zpracování jsou oprávněné zájmy správce, zajištění výše uvedených služeb apod. a Váš souhlas, zejména s poskytnutím fotografie.

Zpracování se souhlasem

Při vyřizování výše uvedených služeb můžete udělit souhlas se zpracováním níže uvedených osobních údajů pro účely:

Registrace do uživatelského účtu

Pokud Subjekt provede registraci do uživatelského účtu, budou jeho Osobní údaje zpracovávány Správcem za účelem vedení uživatelského účtu včetně vytvoření uživatelského profilu, což zahrnuje:

1. uchování údajů pro snadnější provádění akreditace
2. uchování historie akreditací a aktivit uživatele
3. možnost přihlášení filmů do soutěží
4. možnost podat žádost o ubytování nebo dopravu
5. evidence v databázi uživatelských profilů pro vedení uživatelských účtů

Právním titulem pro tento účel (účely) je souhlas uživatele, tedy Subjektu. Souhlas může Subjekt údajů kdykoli odvolat.

Při realizaci účelu dochází k profilování, resp. jednoduché segmentaci na základě zájmů a aktivit Subjektu, a to pro volbu vhodných informací a výběr navržených programů konkrétnímu Subjektu.

Zasílání newsletterů

• Pokud Subjekt udělí souhlas Správci se zasíláním newsletterů, jsou jeho Osobní údaje zpracovávány na žádost Subjektu, resp. na základě dobrovolného zaškrtnutí souhlasu s přímým marketingem, na jehož základě je Subjekt zařazen do databáze pro přímý marketing. Správce rovněž může pro účely svých oprávněných zájmů přistoupit k přímému marketingu
• Tento účel spočívá v zasílání newsletterů zahrnujících informace ze světa filmů, informace o festivalech, DVD a filmových novinkách. K zasílání obchodních sdělení dochází všemi způsoby, včetně elektronických prostředků a to ze strany Správce.
• Právním titulem pro tento účel je buď souhlas Subjektu, který může kdykoli odvolat, nebo oprávněný zájem Správce, přičemž proti takovému zpracování může Subjekt kdykoli podat námitky.
• Při realizaci účelu dochází k profilování, resp. jednoduché segmentaci na základě zájmů a aktivit Subjektu, a to pro volbu vhodných informací a výběr navržených programů konkrétnímu Subjektu.

Akreditace

• Osobní údaje Subjektu jsou zpracovávány za účelem splnění smlouvy, resp. pro vyřízení akreditace, která umožňuje Subjektu účast na festivalu. Akreditace je hrazená a její podmínky se řídí všeobecnými podmínkami dostupnými zde.
• Právním titulem pro tento účel je plnění smlouvy.
• Subjekt, který to neodmítl, bude rovněž od Správce získávat informace o novinkách, resp. mu budou zasílána obchodní sdělení všemi způsoby s nabídkou vlastních obdobných výrobků a služeb z titulu oprávněného zájmu Správce včetně využití možnosti zasílat obchodní sdělení elektronickými prostředky z titulu § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb.

Přihláška filmu na festival

• Osobní údaje Subjektu jsou zpracovávány za tímto účelem, pokud Subjekt odsouhlasí přihlášku filmu k festivalu.
• Účelem zpracování je zařazení subjektu a jeho přihlášeného filmu do databáze, ze které budou odbornou porotou vybírány filmy do zařazení programové sekce filmového festivalu Finále Plzeň.
• Právním titulem pro tento účel je souhlas. Souhlas může Subjekt údajů kdykoli odvolat.
• Pokud je film vybrán a dojde k dohodě mezi Subjektem a Správcem, je právním titulem zpracování osobních údajů plnění příslušné smlouvy. Pro účely archivace pak také oprávněné zájmy Správce, pokud tento účel není pokryt smlouvou.

Poskytování výše uvedeného servisu resp. služeb není podmíněno tímto souhlasem a Vy můžete souhlas s uchováváním a zpracováváním výše zmíněných osobních údajů kdykoli odvolat, a to tak, že zašlete e-mailovou zprávu na: recepce-ZAVINOVADLO:festivalfinale.cz. Při odvolání souhlasu se ale může stát, že Vám některé služby nebudou moci být poskytovány v celém rozsahu. Tímto odvoláním není dotčeno zpracování osobních údajů pro účely splnění smluv, jejíž smluvní stranou jste Vy, případně jsou nezbytné pro splnění právní povinnosti či pro ochranu právního zájmu správce.

Oprávněné zájmy správce

Mezi oprávněné zájmy správce nebo třetích stran řadíme především propagaci a prezentaci festivalu Finále Plzeň jako významné společenské a kulturní události.

Forma a délka zpracování

Vaše osobní údaje jsou zpracovávány v elektronické podobě automatizovaným způsobem nebo v tištěné podobě neautomatizovaným způsobem. Údaje zpracované za účelem splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou jste Vy, případně jsou nezbytné pro splnění právní povinnosti (pro zajištění služeb, vyřizování reklamací, účetní povinnosti a další) jsou uchovány po dobu nezbytně nutnou stanovenou právními předpisy (zákon č. 89/2012 Sb., nový občanský zákoník, zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví a další) Po uplynutí zákonných lhůt k uchování těchto osobních údajů budou tyto vymazány.

 

Osobní údaje budou pořadatelem zpracovávány po dobu trvání smluvního vztahu a následně po dobu nezbytně nutnou pro zajištění právních nároků ze smlouvy plynoucích (tj. po dobu, kdy vzájemná práva a povinnosti vyplývající ze vzájemných smluv se mohou stát předmětem soudního sporu).

Zpracovatelé/příjemci osobních údajů:

Zpracovatelé/příjemci osobních údajů jsou orgány státní správy, smluvní dodavatelé a obchodní partneři, jejichž plnění související s organizací, propagací a zajištěním festivalu, a to vždy v takovém rozsahu osobních údajů, který je nezbytně nutný pro daný úkol. Konkrétně předáváme následující rozsah údajů uvedeným kategoriím příjemců: Hotely (jméno, příjmení, data pobytu), cestovní agentura (jméno a příjmení v pase, data pobytu, příp. datum narození, číslo pasu, platnost pasu), doprava pozemní (jméno a příjmení, datum, adresa, příp. telefonní kontakt). Obchodní partneři pak v rozsahu (jméno a příjmení, firma, data pobytu), příp. další v závislosti na plnění a službě (IT podpora, právní služby apod.) V případě Vašeho zájmu můžete využít dále uvedeného práva na přístup k informacím. Se všemi zpracovateli jsou uzavřené zpracovatelské smlouvy či je jinak zajištěno nakládání s osobními údaji dle nařízení, zejména dle čl. 28.

Úmysl správce předat údaje do třetích zemí:

Správce nemá v úmyslu předávat osobní údaje do jakékoliv třetí země.

Kategorie dotčených osobních údajů:

Osobní údaje, které zpracováváme, jsou následující:

Jméno, příjmení, tituly, fotografie, adresa společnosti, adresa soukromá, pozice ve společnosti, země (stát), telefonní čísla, e-mailová adresa, jméno a fotografie doprovodu na festival.

 

V případě, že pro Vás zajišťujeme letenku také:

Jméno a příjmení v pase, datum narození, číslo pasu a platnost pasu.

Prosím, sdělte nám vždy přesné údaje a jejich případné změny proto, abychom zpracovávali pouze aktuální a pravdivé údaje.

V případě, že si nepřejete, abychom dále osobní údaje zpracovávali, přejete si odvolat souhlas, byl-li poskytnut, nebo máte jinou otázku, kontaktujte nás na recepce-ZAVINOVADLO:festivalfinale.cz.

 

Správce nezpracovává citlivé údaje ve smyslu čl. 9 nařízení.

II. Informace a přístup k osobním údajům

Máte právo požadovat přístup k osobním údajům, jejich opravu nebo výmaz, popřípadě omezení zpracování, a vznést námitku proti zpracování, jakož i práva na přenositelnost údajů. Podrobněji jsou tato a další práva rozepsána níže.

 

Kdykoli máte právo svůj souhlas se zpracováním Vašich osobních údajů odvolat, a to emailem na adresu recepce-ZAVINOVADLO:festivalfinale.cz. Dále máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů www.uoou.cz. Poskytnutí informací a osobních údajů uvedených v akreditačním formuláři (příp. v navazujících dokumentech), včetně Vaší fotografie, je dobrovolné (nejedná se zákonný požadavek), avšak tyto informace a osobní údaje jsou nutné pro zhotovení akreditační karty a také pro zajištění souvisejícího servisu jako je ubytování apod., včetně možnosti účastnit se doprovodných akcí. Neposkytnutím těchto údajů se vystavujete riziku, že nebudete ubytován anebo budete mít velmi omezený pohyb na Finále Plzeň.

 

Společně s těmito osobními údaji mohou být zpracovány (resp. uchovány v archivu) další v rozsahu: typ zvacího dopisu, přijetí/odmítnutí pozvání, přidělení akreditace, zajištěného ubytování, pozvánky na doprovodné akce.

 

Doba, po kterou budou osobní údaje uloženy, se odvíjí od toho, jak je konkrétní údaje nutné využít pro zajištění ubytování, dopravy, akreditace, doprovodných akcí a dále marketingové účely. V minimální míře údaje také archivujeme.

III. Práva subjektu údajů podrobněji

Právo na přístup k osobním údajům a podrobným informacím ohledně jejich zpracování

Pokud Vás zajímá, zda konkrétní údaje o Vaší osobě zpracováváme, neváhejte nás kontaktovat, takovou skutečnost potvrdíme či naopak. Pokud o Vás zpracováváme osobní údaje, máte právo získat k nim přístup, včetně kopie zpracovávaných osobních údajů. Dále můžete požadovat i související informace, zejména účel a dobu zpracování, kategorie údajů, příjemce (minulý, budoucí), zdroje, pokud jde o údaje nezískané přímo od Vás, všechna práva, která ve vztahu ke zpracovávaným osobním údajům máte.

Právo na opravu a doplnění

Máte právo na opravu nepřesných nebo nepravdivých osobních údajů či doplnění neúplných osobních údajů. Budeme rádi, pokud nám jakékoliv nepřesnosti oznámíte na recepce-ZAVINOVADLO:festivalfinale.cz.

Právo na výmaz („právo být zapomenut“)

Máte právo požadovat výmaz Vašich osobních údajů, nejsou-li již potřebné pro účely, pro které byly shromážděny či jinak zpracovány, odvoláte souhlas, jsou-li zpracovávány na základě souhlasu, anebo zjistí-li se, že byly zpracovávány protiprávně.

Právo na omezení zpracování

Máte právo požádat, abychom omezili zpracování osobních údajů, které se Vás týkají, zejména z důvodu jejich nepřesnosti osobních údajů, protiprávního zpracování atd. O výše uvedeném také informuje příjemce. Na Vaši žádost Vás informuje, kterým příjemcům byly výše uvedené informace o opravě nebo výmazu osobních údajů či omezení zpracování oznámeny.

Právo na přenositelnost údajů

Pod tímto se skrývá Vaše právo na to, abychom ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu na Vaši žádost předali zpracovávané osobní údaje jinému správci za určitých podmínek.

Právo vznést námitku

Pokud vznesete námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, zejména v případě, kdy jsou zpracovávány na základě právního důvodu, podle kterého je zpracování nezbytné pro účely oprávněných zájmů správce či třetí strany, zpracování Vašich osobních údajů ukončíme, neprokáže-li se, že existují závažné oprávněné důvody pro zpracování, jež převažují nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků. Neprovádíme žádné rozhodnutí, které by bylo založeno výhradně na automatizovaném zpracování.

Způsob uplatnění práv a stížností subjektu údajů

Svá práva můžete uplatnit u správce osobních údajů, tj. u společnosti Film Servis Plzeň s.r.o. prostřednictvím:

• žádosti podané osobně s předložením platného průkazu totožnosti (občanský průkaz, řidičský průkaz, pas apod.)
• písemné žádosti s úředně ověřeným podpisem
• datové schránky subjektu osobních údajů
• prostřednictvím e-mailu opatřeného zaručeným elektronickým podpisem.

K ostatním formám podání nebude přihlíženo, a to z důvodu nutnosti ověření a prokázání Vaší identity.

Pro Vaší identifikaci pro podání je nutné uvádět:

• jméno a příjmení subjektu údajů
• adresa trvalého pobytu
• datum narození
• vztah subjektu údajů ke správci (např. v případě zákazníka č. smlouvy, objednávky vstupenek atd.)
• kontaktní údaje (telefon, email).

Nebude-li dostatečně prokázána identita žadatele, vyhrazuje si spol. Film Servis Plzeň s.r.o. právo žádost zamítnout.

 

Dotazy a ostatní podání týkající se zpracovávání osobních údajů pořadatelem, může subjekt údajů adresovat na email: recepce-ZAVINOVADLO:festivalfinale.cz, do datové schránky společnosti: 9waep7i, nebo přímo na adresu pořadatele.

IV. Zabezpečení, ochrana a důvěrnost osobních údajů

Ve spolupráci zejména s IT odborníky jsme provedli vhodná technická a organizační opatření, abychom zajistili úroveň zabezpečení odpovídající riziku náhodného nebo protiprávního zničení, ztrátě, pozměňování, neoprávněného zpřístupnění předávaných, uložených nebo jinak zpracovávaných osobních údajů, nebo riziku neoprávněného přístupu k osobním údajům.

 

Pokud však přes veškerou snahu dojde k nějakému porušení zabezpečení osobních údajů a bude pravděpodobné, že takové porušení bude mít za následek vysoké riziko pro práva a svobody fyzických osob, oznámíme Vám tuto skutečnost bez odkladu

V. Pravidla užití cookies

Pokud uživatel navštíví web provozovatele, do jeho zařízení budou ukládány a následně z něj čteny malé soubory jako cookies. Cookie je malý soubor písmen a čísel, který je ukládán internetovém prohlížeči nebo pevném disku uživatelova počítače. Soubor cookie pak umožní webové stránce rozpoznat, zda ji již uživatel v minulosti navštívil a o které sekce měl zájem. Zároveň jsou to právě cookies, díky kterým si uživatel může uložit svá uživatelská nastavení. Rozpoznání jazyka či zapamatování uživatelova přihlašovacího jména, to je výsledek práce cookies.

 

Některé cookies umožňují provozovateli propojit uživatelovi aktivity během prohlížení stránek provozovatele od chvíle, kdy uživatel otevře okno webového prohlížeče, do okamžiku, kdy jej zavře. Ve chvíli, kdy uživatel zavře okno internetového prohlížeče, se tyto cookies vymažou. Jiné zůstávají v zařízení po nastavenou dobu a aktivují se pokaždé, když uživatel navštíví webovou stránku, která konkrétní cookie vytvořila. Cookies jsou do zařízení uživatele nejen ukládány, ale také čteny, a to zejména ty cookies, které do zařízení uživatele uložil web provozovatele. Dále se v tomto dokumentu bude pro jednoduchost mluvit pouze o ukládání.

 

Některé cookies do zařízení uživatele ukládá přímo web provozovatele. Tyto cookies mu pomáhají:

• identifikovat uživatele při přecházení mezi jednotlivými stránkami webu provozovatele při opětovných návštěvách, například aby si uložil, kterou verzi webu má provozovatel uživateli zobrazit, pokud web nabízí v danou chvíli více variant;
• zaznamenat si, že uživatel udělil souhlas provozovateli dle tohoto dokumentu.

Takové cookies a další soubory jsou nezbytné pro fungování webové stránky. Soubory cookie může uživatel svobodně vymazat, či rovnou dopředu nastavit prohlížeč tak, aby přijímání souborů cookies buď odmítal, nebo aby ho upozorňoval, snaží-li se mu server cookie zaslat. Pokud ve svém prohlížeči uživatel zablokuje tyto cookies, webová stránka provozovatele nemusí fungovat správně a provozovatel nemusí být schopen poskytovat jeho služby v plném rozsahu či vůbec.

 

Dále do zařízení uživatele:

- provozovatel ukládá cookies z jeho webu, které mu umožňují:

• sledovat návštěvnost jeho webu, jeho jednotlivých stránek, vytvářet statistiky a přehledy a měřit účinnost reklamy;
• zobrazovat uživateli různé varianty webu provozovatele, pokud testuje nové funkcionality;

Pokud uživatel využití cookies třetích stran ve svém prohlížeči nevypne a setrvá na stránkách provozovatele nebo klikne na tlačítko „Rozumím“ či „Souhlasím“, jež je součástí upozornění, bude mít provozovatel za to, že s využíváním těchto cookies uživatel souhlasí.

 

Svůj souhlas může uživatel kdykoli odvolat vypnutím této funkce v prohlížeči uživatele.

Informace o nastavení konkrétního webového prohlížeče naleznete na uvedených adresách:

 

Internet Explorer: windows.microsoft.com

Google Chrome: support.google.com

Mozilla Firefox: support.mozilla.org

Opera: help.opera.com

Safari: support.apple.com

 

Soubory cookies může uživatel svobodně vymazat, či rovnou dopředu nastavit prohlížeč tak, aby přijímání souborů cookies buď odmítal, nebo ho upozorňoval, snaží-li se mu server cookie zaslat.